Digitalisering biedt uitkomst bij internationaal afvaltransport

Meedoen aan een project waar geen direct voordeel aan te behalen is en in eerste instantie zelfs extra werk oplevert. Dat klinkt bijna filantropisch. Toch was Klaas Dirk Hilgenga, manager Logistics en Planning bij handelsonderneming Waste Paper Trade (WPT) uit Winschoten, direct geïnteresseerd toen hij hoorde over een pilot om grensoverschrijdend afvalverkeer minder bureaucratisch te laten zijn. “Als in- en verkooporganisatie van oud papier hebben wij wekelijks met zo’n 1.100 vrachten te maken. Een vijfde daarvan, circa tweehonderd transporten, is grensoverschrijdend. Het papierwerk dat daarbij komt kijken, maakt het voor chauffeurs best wel lastig.”

Bij internationale transporten zijn chauffeurs verplicht een aantal begeleidingsbrieven bij zich te hebben. Sommige zaken, zoals een datum of een gewicht, moeten zij nu nog onderweg invullen. Dat daarbij wel eens iets mis gaat, is niet meer dan menselijk. Het is echter wel lastig voor de betrokken onderneming. Boetes voor fout of onvolledig ingevulde begeleidingsbrieven komen veelvuldig voor. Alleen al onder de afvaltransporten die plaatsvinden tussen Nederland en Duitsland is het bijna wekelijks raak. Digitalisering van de documenten zou de foutgevoeligheid aanzienlijk kunnen verminderen, denkt Hilgenga. Toch is het voorkomen van boetes niet de voornaamste reden waarom WPT sinds 2011 deelneemt aan een pilot om de digitalisering van afvaltransporten te bespoedigen. 

Privacy

Wanneer bedrijven afval de grens over brengen, krijgen ze te maken met de Europese voorschriften voor het vervoer van afval. Deze zogenaamde Evoa-verordening is zonder meer taaie materie. Wat de gevolgen van de Evoa in de praktijk zijn, is niet altijd duidelijk en verschilt per lidstaat. Maar de grootste ergernis bij Hilgenga veroorzaakt toch wel het Bijlage VII-formulier, dat ondernemingen moeten invullen wanneer ze niet-gevaarlijk afval (zogenoemde groenelijststoffen) de grens overbrengen. “Op dat document, dat voor alle betrokken partijen inzichtelijk is, staat zowel informatie over de leverancier als de ontvanger van de partij. Nu hebben wij richting de overheid geen enkel probleem om openheid van zaken te geven, maar dat papier biedt ons geen enkele privacy. Een ontvanger van het oud papier zou dus dankzij dat formulier direct contact kunnen opnemen met de ontdoener. Voor ons als handelaar geen prettige positie.”

Om dat te veranderen doet WPT sinds 1 juli 2011 mee aan een pilotproject tussen Nederland en de Duitse districten Münster en Detmold. Dit zijn twee van de vijf regio’s die samen de deelstaat Noordrijn-Westfalen vormen. Binnen de pilot brengen bedrijven groenelijstafvalstoffen de grens over en laten deze vergezeld gaan van een digitale begeleidingsbrief. Dit houdt in dat de informatie die ondernemingen voor de transporten moeten verstrekken, is opgeslagen in een centrale database. Handhavingsinstanties van de betrokken overheden kunnen bij controles simpelweg inloggen op de database en alle gegevens inzien. Leveranciers en ontvangers daarentegen krijgen alleen de voor hen relevante informatie in de database te zien. Hilgenga: “Zo’n digitale begeleidingsbrief biedt ons dus veel meer privacy.” Helaas is dat voor WPT voorlopig nog toekomstmuziek, want volgens de Evoa is het niet toegestaan om grensoverschrijdende afvaltransporten volledig digitaal te laten begeleiden. Fysieke papieren zijn nog verplicht, ook binnen de pilot. En dat betekent voorlopig dus dubbel werk.

Digitale handtekening

De dubbele registratie is voor Van Gansewinkel de reden om van de circa honderd grensoverschrijdende transporten waar het bedrijf dagelijks mee te maken heeft, nog maar kleinschalig (circa één vracht per week) mee te doen in de pilot. Peter van Lin is manager Hazardous Waste bij Van Gansewinkel. “Binnen het bedrijf lopen allerlei projecten rond digitalisering”, vertelt hij. “De algemene verwachting is dat daarin de toekomst ligt.” Hoewel overheid en bedrijfsleven de wens delen om toe te treden tot het digitale tijdperk, is volgens de manager sprake van een gat over de route ernaar toe. “Daar missen we elkaar een beetje”, aldus Van Lin. “Het bedrijf Logistiek zonder Papier (LZP), initiatiefnemer van de pilot, kan dat gat opvullen dankzij haar voortrekkersrol.” Vanuit dat licht volgt Van Gansewinkel de pilot dan ook met interesse. Van Lin: “We willen onze kennis verbreden. Een van de obstakels is bijvoorbeeld de digitale handtekening. Wat houdt die in? Is dat een mailtje met daarin de naam van de afzender? Of is dat een gescande handtekening? Voor de oplossing van dit soort lastige details, dient juist deze pilot.”

Aan de andere kant van de grens, in het Duitse district Münster, is Jost Brintrup betrokken bij het project.Binnen de regio is hij verantwoordelijk voor de controle en handhaving van (inter)nationale afvaltransporten. Toen Brintrup een jaar geleden voor het eerst hoorde over het digitale systeem, was hij direct geïnteresseerd. “Binnen ons werk maken we nog maar zelden gebruik van papier, bijna alles is digitaal. En omdat het altijd goed is om nieuwe mogelijkheden te hebben, wilde ik dit systeem graag uitproberen.”
Op dit moment voeren Brintrup en zijn team niet dagelijks controles uit, maar in de nabije toekomst komt daar verandering in. Na een probleem bij een bedrijf in Noordrijn-Westfalen heeft de deelstaatoverheid namelijk besloten dat het aantal controles moet worden opgevoerd. Begin 2012 kreeg Brintrup daarvoor al vier nieuwe medewerkers, een digitaal controlesysteem zou dan ook geen overbodige luxe zijn. “Het is heel handig in het gebruik, want we kunnen bij wegcontroles alle informatie die we nodig hebben direct op onze mobiele telefoons zien.” 

Kans om te bewijzen

Brintrup probeert de digitale begeleidingsbrief bij diverse Duitse overheden onder de aandacht te brengen en zo meerdere districten mee te laten doen. Soms stuit hij op terughoudendheid. “In Duitsland is een originele, ofwel ‘natte’, handtekening op begeleidingsbrieven nog verplicht, waardoor de pilot volgens sommigen strijdig is met de wet. Ook zijn er organisaties die problemen hebben met een digitaal systeem dat van een private partij is, in plaats van een soort onafhankelijk staatssysteem.” De overheid ontwikkelt hierin geen initiatief en bedrijven staan ondertussen te trappelen om de volgende stap naar de digitale toekomst te maken. Die komt er volgens Brintrup echt aan. “Ik schat dat het nog wel zo’n drie tot vijf jaar duurt, maar uiteindelijk zal vanuit Brussel het akkoord komen voor de digitalisering van het systeem rond afvaltransporten. Het kan niet zo zijn dat het systeem geen kans krijgt zich te bewijzen, omdat er nu te weinig regio’s en lidstaten meedoen aan de pilot.”

Dat is volgens senior inspecteur Koos Kasemir van de Inspectie Leefomgeving en Transport de belangrijkste reden voor Nederland om mee te draaien in het proefproject. “Formeel is het nog niet toegestaan om met dit systeem afvalstoffen de grens over te brengen, daarom is de pilot ook nog duaal met papier en digitaal. Alleen door deel te nemen kunnen we een goed oordeel over het systeem vellen. ” Naast handhavende instanties is ook deelname van meerdere bedrijven binnen de pilot welkom, vindt Kasemir. “Hoe meer vrachten vergezeld gaan van een digitale begeleidingsbrief, des te groter de kans dat we deze transporten bij wegcontroles tegenkomen. Alleen op die manier kunnen we ervaring opdoen en conclusies trekken. Dat is nodig om richting de Europese Commissie aanbevelingen te doen. Dan moet je weten waar je over praat.”

Transparant

Meedoen aan de pilot betekent volgens Kasemir dat een bedrijf transparant is. “Een onderneming geeft daarmee aan ook te wíllen laten zien wat formeel verplicht is. Denk aan de convenanten tussen bedrijf en handhaver waar we in de toekomst – in ieder geval binnen Nederland – steeds vaker mee gaan werken. Wanneer bij controles blijkt dat ondernemingen die transparant zijn, ook goed presteren, zullen we ze minder vaak controleren.” Deze werkwijze zorgt ervoor dat de inspectie haar inzet kan beperken en controles makkelijker, sneller en vooral ook doelmatiger worden. Kasemir: “Als wij achter een voertuig rijden, tikken we simpelweg het kenteken in om de benodigde gegevens op te vragen uit de database. We weten dan direct of het een bekende van ons is, wat de lading is en of we hem aan de kant moeten zetten of niet.” Transparante ondernemingen genieten daarbij het voordeel dat ze minder vaak voor controles langs de kant worden gehaald. Kortom een win-winsituatie. Sinds de start van de pilot in 2011 is het aantal deelnemers langzaam uitgebreid. Onlangs nog heeft België aangegeven per direct mee te willen doen en er liggen verzoeken om ook Groot-Brittannië en Frankrijk te laten aansluiten. Het gezamenlijk doel, een Europees akkoord voor het digitale systeem voor internationale afvaltransporten, zien ze langzaam maar zeker dichterbij komen. Dat het echter een traject van lange adem is, beseffen alle betrokken. Peter van Lin relativeert: “Verandering in een organisatie kost altijd tijd en energie. Maar als het eenmaal functioneert, blijkt achteraf toch vaak dat het wel mee is gevallen.”